نظم المعلومات الإدارية

تعريف وأهمية نظم المعلومات الإدارية:

إن نظم المعلومات الإدارية هي طريقة منظمة لعرض معلومات الماضي والحاضر المتعلقة بالعمليات الداخلية والآثار الخارجية. وتدعم نظم المعلومات عملية التخطيط والإدارة ونشاطات المشروع داخل جمعية تنظيم الأسرة, بحيث توفر المعلومات المناسبة في الوقت المقرر للمساهمة الفعّالة في اتخاذ القرار.

 

إن نظم المعلومات الإدارية توفر المعلومات المناسبة على الصعيدين الداخلي والخارجي للإدارة على كافة مستوياتها, حتى يمكن اتخاذ القرارات الفعالة والمؤقتة لكي يوفر القيام بعملية التخطيط والرقابة والتوجيه داخل منظمة ما (مثل المنظمات غير الحكومية أو جمعيات الأسرة). أنظر القسم 2, الشكل (1) و (2). وتوفر نظم المعلومات الإدارية مجموعة من نظم المعلومات الوظيفية.

 

وتعمل نظم المعلومات المطورة على توفير البيانات المطلوبة بهدف دعم وإدارة وظائف برامج المشروع. ولقد بدأت نظم المعلومات الإدارية قبل إدخال الكمبيوتر بفترة طويلة من الزمن. فقد نشأت في باد الأمر بإدارة الحسابات ومجالات الإدارة الأخرى. ويوسع استخدام الكمبيوتر من سهولة استعمال المعلومات والحصول عليها والتعامل مع البيانات بكميات كبيرة. كما أن هذه البيانات تكون متاحة للاستخدام من قبل المنظمة ككل.

 

معايير, مصادر, طرق, ومراحل نظم المعلومات الإدارية:

ابتداء من جمع البيانات, وفترات تلك البيانات إلى التحليل ورفع التقارير (القوائم البيانية) وتعتبر نظم المعلومات على مستوى جيد عندما تخدم منظمة ما ومديريها عن طريق جمع. وتحليل المعلومات المناسبة والشاملة وكلن بدون إفراط فيها لتحليل تنمية البرنامج والمشاكل أو اتخاذ القرار. لذا فإن معايير نظم المعلومات الإدارية الجيدة في:

*      الدقة: معلومات وبيانات صحيحة.

*      حداثة المعلومات: توفر معلومات حديثة وفي حينها.

*      التكامل: توفر قدر كافٍ من المعلومات الضرورية بالنسبة لغرض محدد.

*      الإيجاز: معلومات موجزة بالاستثناء أو نشاطات مخططة حسب الحاجة.

*      الارتباط والملائمة: لمساندة أسلوب العمل المتطلب من مسؤولي الإدارة في منظمة ما وذلك بمساعدة تحليل منظم المعلومات- تكييف التحليل وفقاً لتسهيل عملية استخدام المعلومات للمراحل الإدارية المختلفة.

*      توفر المعلومات: أن تكون متوفرة وسهل الحصول عليها.

 

مصادر وطرق ومراحل المعلومات:

أ‌.       متطلبات المعلومات وجمع البيانات:

ومهما كان الغرض من استخدام نظم المعلومات الإدارية بالنسبة لاتخاذ القرار فيها يتعلق بتنمية برنامج ذي هدف معين أو مشكلة معينة فمن الأٍسهل تنظيم البيانات بطريقتين أساسيتين:

أولاً: إعداد قائمة بالمعلومات أو البيانات المعروفة عن مشكلة أو موضوع ما على النحو التالي:

 

القائمة (1) البيانات المعروفة للباحث

 

المشكلة

البيانات المعروفة لنا

المصدر

 

 

 

 

 

 

 

 

ثانياً: إعداد قائمة بالبيانات المطلوبة – غير المعروفة للمسؤولين. ويمكن أن تساعد استفسارات معينة في عملية جمع البيانات:

1.     لماذا تجمع البيانات (الهدف)

أ‌.       الجهة الموجهة إليها البيانات.

ب‌.  الغرض.

2.     أين توجد البيانات (المصدر).

3.     كيف يتم جمع البيانات (الطريقة)

أ‌.       عدد مرات جمع البيات, ومتى تجمع.

4.     أي صعوبات في عملية جمع البيانات (حدود الصعوبات).

 

القائمة (2) تنطبق الأسئلة كما في المثال السابق على إحدى حالات برامج جمعيات تنظيم الأسرة ويتم ذلك على النحو التالي:

 

مجال المعلومات

الجماعات المستهدفة

تفاصيل الجماعات المستهدفة

المصادر

منهج المعلومات

صعوبة جمع البيانات

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

*  د. نرفانا خضر, ورقة عمل مقدمة في التنظيمات الأهلية العربية في مؤتمر, القاهرة 31 أكتوبر إلى 3 نوفمبر 1989, ص 619-635.